Mehr Qualität sichern mit facility management gefma-Standards

Relevanz der GEFMA-Standards für die Qualitätssicherung im Facility Management

GEFMA-Standards sind im Facility Management längst mehr als bloße Richtlinien – sie fungieren als präzise Messlatte für echte Qualitätssicherung. Unternehmen, die sich auf diese Standards stützen, erleben eine nachvollziehbare und wiederholbare Verbesserung ihrer FM-Prozesse. Die Relevanz zeigt sich besonders darin, dass GEFMA-Normen wie 710, 730 oder 190 nicht nur Anforderungen definieren, sondern auch konkrete Prüfmechanismen und Bewertungskriterien liefern. Dadurch wird die Qualität im Facility Management nicht dem Zufall überlassen, sondern systematisch überprüft und gesichert.

Spannend ist, dass GEFMA-Standards eine Brücke schlagen zwischen technischer Umsetzung und strategischer Steuerung. Wer sie konsequent anwendet, minimiert Schnittstellenverluste, reduziert Fehlerquellen und schafft eine einheitliche Sprache für alle Beteiligten – vom Dienstleister bis zum Auftraggeber. Das sorgt für Transparenz und macht die Einhaltung von Qualitätszielen tatsächlich überprüfbar. Eigentlich ein Muss, wenn man im Markt bestehen will.

Ein weiteres Plus: Die GEFMA-Standards sind dynamisch. Sie werden regelmäßig an neue gesetzliche Vorgaben, technologische Entwicklungen und Marktanforderungen angepasst. So bleibt die Qualitätssicherung im Facility Management immer auf dem neuesten Stand und verliert nie den Anschluss an aktuelle Best Practices. Wer also Wert auf nachhaltige Qualität legt, kommt an den GEFMA-Standards kaum vorbei.

Konkrete Maßnahmen zur Qualitätssteigerung durch GEFMA

GEFMA-Standards liefern einen klaren Werkzeugkasten für die praktische Qualitätssteigerung im Facility Management. Im Zentrum stehen dabei Maßnahmen, die direkt auf Prozesse, Kommunikation und Kontrolle einzahlen. Wer sich nicht nur auf Absichtserklärungen verlässt, sondern gezielt nach GEFMA handelt, setzt auf greifbare Verbesserungen.

• Standardisierte Leistungsbeschreibungen: Durch die exakte Definition von Leistungen gemäß GEFMA werden Missverständnisse zwischen Auftraggeber und Dienstleister minimiert. Jeder weiß, was Sache ist – und zwar von Anfang an.
• Verbindliche Prüf- und Kontrollmechanismen: GEFMA fordert regelmäßige, dokumentierte Überprüfungen. Das schafft Verlässlichkeit und sorgt dafür, dass Fehler nicht erst dann auffallen, wenn es zu spät ist.
• Schulung und Qualifizierung: Die Standards geben vor, dass Mitarbeitende regelmäßig geschult werden. Das erhöht nicht nur das Know-how, sondern auch die Motivation im Team – und das merkt man im Ergebnis.
• Klare Schnittstellenregelungen: Übergaben und Verantwortlichkeiten werden eindeutig geregelt. So geht nichts verloren, und es entstehen keine Lücken im Ablauf.
• Feedback- und Verbesserungsprozesse: GEFMA legt Wert auf systematisches Feedback. Die daraus resultierenden Verbesserungen werden dokumentiert und in die Prozesse integriert – das ist gelebte Qualitätssicherung.

Diese Maßnahmen machen den Unterschied zwischen reiner Verwaltung und echter, nachhaltiger Qualitätssteigerung im Facility Management aus.

Pro- und Contra-Argumente zur Anwendung der GEFMA-Standards im Facility Management

Beispielhafte Anwendung der GEFMA-Standards im Praxisalltag

Wie sieht das Ganze nun im echten Leben aus? Ein mittelständisches Unternehmen entscheidet sich, die GEFMA-Standards in seine Gebäudereinigung einzuführen. Statt einfach nur zu reinigen, werden nun für jede Fläche exakte Reinigungsintervalle und Methoden festgelegt. Das Team erhält einen digitalen Reinigungsplan, der alle Aufgaben nach GEFMA-Kriterien abbildet. Klingt erstmal nach mehr Aufwand, spart aber tatsächlich Zeit und Nerven, weil nichts mehr vergessen wird.

• Im technischen Gebäudemanagement werden Wartungsarbeiten nach einem festen GEFMA-Zeitplan durchgeführt. Jede Maßnahme wird dokumentiert, inklusive verwendeter Materialien und aufgetretener Störungen. So entsteht eine lückenlose Historie, die bei Audits oder Reparaturen Gold wert ist.
• Bei der Flächenbewirtschaftung sorgt die Anwendung der GEFMA-Standards dafür, dass Raumnutzungen und -änderungen immer nachvollziehbar bleiben. Änderungen werden direkt im System erfasst, was die Abstimmung mit Nutzern und Dienstleistern deutlich erleichtert.
• In der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern werden Leistungsnachweise und Qualitätskontrollen konsequent nach GEFMA-Vorgaben eingefordert. Das erhöht die Verbindlichkeit und senkt das Risiko von Streitigkeiten.

Das Resultat? Weniger Reibungsverluste, mehr Transparenz und am Ende ein Facility Management, das nicht nur auf dem Papier, sondern auch im Alltag überzeugt.

Effektive Dokumentation und Kontrolle nach GEFMA-Vorgaben

Effektive Dokumentation und Kontrolle nach GEFMA-Vorgaben ist weit mehr als bloßes Papierkram-Handling. Sie verlangt eine systematische, nachvollziehbare Erfassung sämtlicher FM-Aktivitäten – und zwar so, dass jede Maßnahme später überprüfbar bleibt. GEFMA gibt dazu klare Strukturen vor, etwa durch digitale Checklisten, standardisierte Protokolle und regelmäßige Soll-Ist-Abgleiche.

• Alle relevanten Vorgänge werden direkt nach ihrer Durchführung dokumentiert, idealerweise digital, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
• Die Kontrolle erfolgt anhand von vordefinierten Kriterien, die exakt auf die jeweiligen Facility-Services zugeschnitten sind. Das macht Abweichungen sofort sichtbar.
• Audits werden nicht nur angekündigt, sondern auch stichprobenartig und unangekündigt durchgeführt, um die tatsächliche Umsetzung der Standards zu prüfen.
• Abweichungen oder Mängel werden lückenlos erfasst und mit konkreten Maßnahmen zur Behebung versehen. Die Nachverfolgung ist verpflichtend – so bleibt nichts unter dem Radar.

Diese konsequente Dokumentations- und Kontrollpraxis nach GEFMA sorgt dafür, dass Qualität nicht nur behauptet, sondern jederzeit belegt werden kann.

Optimierte Prozesse und Nachhaltigkeit durch Einführung der GEFMA-Standards

Die Einführung der GEFMA-Standards führt zu einer spürbaren Optimierung von Prozessen und fördert Nachhaltigkeit auf mehreren Ebenen. Was sofort auffällt: Prozesse werden nicht nur verschlankt, sondern auch auf Effizienz getrimmt. Ressourcen wie Energie, Wasser und Materialien werden gezielt und planvoll eingesetzt, weil die Standards konkrete Vorgaben für deren Verbrauch und Kontrolle machen.

• Durch die Integration von Nachhaltigkeitskriterien in die Prozessgestaltung entstehen Lösungen, die ökologische und ökonomische Ziele gleichermaßen berücksichtigen.
• GEFMA-Standards fördern die Nutzung digitaler Tools zur Prozessautomatisierung, was Fehlerquellen minimiert und den Ressourceneinsatz messbar reduziert.
• Die Lebenszyklusbetrachtung von Gebäuden und Anlagen wird zum festen Bestandteil der Planung und Bewirtschaftung. Das verlängert Nutzungsdauern und senkt langfristig die Betriebskosten.
• Lieferanten und Dienstleister werden gezielt nach nachhaltigen Kriterien ausgewählt, was die gesamte Wertschöpfungskette in Richtung Umweltverträglichkeit lenkt.

Am Ende steht ein Facility Management, das nicht nur reibungslos läuft, sondern auch Verantwortung für Umwelt und Zukunft übernimmt – und das ganz ohne erhobenen Zeigefinger.

Qualitätsverbesserung messbar machen: Kennzahlen und Benchmarks im GEFMA-Kontext

Messbare Qualitätsverbesserung ist im Facility Management ohne präzise Kennzahlen und Benchmarks nach GEFMA kaum denkbar. Die Standards bieten ein ausgeklügeltes System an Metriken, das den Vergleich von Leistungen und die objektive Bewertung von Verbesserungen ermöglicht. Ohne diese Zahlen bleibt Qualität bloß ein Gefühl – mit ihnen wird sie greifbar und steuerbar.

• Leistungskennzahlen (KPIs): GEFMA empfiehlt spezifische KPIs wie Reaktionszeiten bei Störungen, Termintreue bei Wartungen oder Flächenproduktivität. Diese Kennzahlen erlauben es, Fortschritte und Schwachstellen punktgenau zu identifizieren.
• Benchmarking: Durch den Vergleich mit branchenspezifischen Referenzwerten lassen sich eigene Ergebnisse realistisch einordnen. So wird klar, ob das Facility Management im grünen Bereich liegt oder Nachholbedarf besteht.
• Trendanalysen: Über längere Zeiträume hinweg dokumentierte Kennzahlen zeigen, ob Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung tatsächlich greifen oder nachjustiert werden müssen.
• Transparente Berichterstattung: GEFMA legt Wert auf regelmäßige, verständliche Reports. Diese schaffen Vertrauen bei Stakeholdern und machen Erfolge wie auch Defizite sichtbar.

Mit diesem Werkzeugkasten aus Kennzahlen und Benchmarks lässt sich Qualität nicht nur behaupten, sondern auch nachweisen – und das ist im Wettbewerb ein echter Trumpf.

Strategische Weiterentwicklung durch regelmäßige GEFMA-Audits

Regelmäßige GEFMA-Audits sind der Motor für die strategische Weiterentwicklung im Facility Management. Sie eröffnen nicht nur einen nüchternen Blick auf den Status quo, sondern bringen gezielt Potenziale ans Licht, die im Tagesgeschäft oft untergehen. Durch die strukturierte Überprüfung sämtlicher FM-Prozesse nach GEFMA-Kriterien werden Schwachstellen identifiziert, aber auch versteckte Stärken sichtbar gemacht. Das ist der Stoff, aus dem echte Verbesserungsstrategien entstehen.

• Audits fördern den kontinuierlichen Abgleich zwischen aktuellen Abläufen und Best Practices der Branche. So bleibt das Facility Management nicht stehen, sondern entwickelt sich stetig weiter.
• Die Ergebnisse der Audits liefern eine solide Basis für Investitionsentscheidungen, etwa bei der Einführung neuer Technologien oder der Umstrukturierung von Serviceleistungen.
• Durch die externe Perspektive der Auditoren werden Betriebsblindheit und eingefahrene Routinen aufgebrochen – frischer Wind für eingefahrene Prozesse.
• Regelmäßige Audits stärken das Vertrauen von Auftraggebern und Stakeholdern, da sie Transparenz und Verlässlichkeit signalisieren.

Wer GEFMA-Audits als strategisches Werkzeug begreift, schafft die Grundlage für nachhaltige Entwicklung und bleibt langfristig wettbewerbsfähig.

FAQ zu GEFMA-Standards und Qualitätssicherung im Facility Management